Konfiguration der EFB-Synchronisation

Zur Konfiguration gibt es eine gute bebilderte Anleitung vom DKV selbst.

• Kurzanleitung von Kanu-EFB zur Übertragung der Fahrten aus EFA

Allerdings sollte der Dokumentation hier im DokuWiki der Vorzug gegeben werden, weil diese aktueller ist.

Bei der Anlage neuer Fahrtenbücher bietet EFA standardmäßig an, diese vom 01.01. bis zu 31.12. eines Jahres laufen zu lassen. Dieses kalendarische Jahr passt nicht zu der für Kanuten üblichen Paddelsaison 01.10. - 30.09. des Folgejahres.

Das hat bei der ersten Aktivierung der EFA-EFB Synchronisation Konsequenzen. Die sind alle handhabbar, aber man sollte sich derer bewusst sein.

• Wenn die EFA–>Kanu-EFB Synchronisation das erste Mal aktiviert wird, dann werden ALLE Fahrten des aktuellen Fahrtenbuchs in das EFB übertragen.
  
  Das gilt auch dann, wenn ein Mitglied nachträglich eine Kanu-EFB-ID in das EFA eingetragen bekommt – es werden dann alle noch nicht synchronisierten Fahrten dieses Mitglieds im aktuellen Fahrtenbuch an EFB übertragen.
  
  Hat das Mitglied aber schon im Kanu-EFB seine Fahrten gepflegt, und redundant dazu die gleichen Fahrten im EFA, werden im EFB Fahrtdubletten angelegt.

• Die Kanusaison ist abweichend vom EFA-Fahrtenbuchjahr?
  Hat man ein Fahrtenbuch passend zum Kalenderjahr angelegt (Standard bei EFA), dann synchronisiert EFA bei der erstmaligen Aktivierung der Synchronisation diejenigen Fahrten, die im aktuellen Fahrtenbuch enthalten sind.
  D.h. es werden nur Teile der Fahrten der aktuellen Saison synchronisiert.
  
  Besser ist es vermutlich, zum 01.10. des Jahres ein neues Fahrtenbuch anzulegen und erst dann die Synchronisation mit diesem neuen Fahrtenbuch zu starten.
  
  Hinweis für EFA ab Version 2.3.3:
  Es kann im Bereich Konfiguration/Bootshaus/Synchronisation ein Datum hinterlegt werden. Nur Fahrten, die zu oder nach diesem Datum gestartet wurden, wird eine Synchronisation durchgeführt.
  Dies soll es Vereinen erleichtern, bei einem abweichenden Fahrtenbuchjahr keine unpassenden Fahrten in das EFB zu übertragen.

Für reine Kanu-Vereine ist es sinnvoll, die Fahrtenbuch-Gültigkeitszeiträume passend zur Paddelsaison zu gestalten. EFA kann auch Fahrtenbuchwechsel zum 01.10. eines Jahres durchführen.

Die Konfiguration der EFA-EFB-Synchronisation findet sich an mehreren Stellen von EFA wieder:

• Administration → Konfiguration
  • URLs für KanuEFB (Schulung oder Produktion)
  • Bootstypen, für die Fahrten übertragen werden sollen
  • Übertragung von Fahrten mit in EFA unbekannten Booten
  • Differential- oder Vollübertragung
    
    
• Projekt-Eigenschaften → Verbände
  • Benutzername und Passwort des EFB-Beauftragten
    
    
• Personen-Eigenschaften → Weitere Daten
  • Kanu-EFB-ID der jeweiligen Person
    
    
• Ziele / Strecken
  • Besonderheiten für Strecken mit gleichem Start/Ziel-ort
    
    

• KanuEFB-Felder in EFA immer einblenden (ab V2.4.1)
  Die Kanu-EFB-ID ist üblicherweise in den Dialogen nur sichtbar, wenn der Expertenmodus aktiviert ist. Dies hängt damit zusammen, dass die Felder nur für Kanu-Vereine sinnvoll nutzbar sind.
  
  Damit bei Kanu-Vereinen der zusätzliche Klick auf „Expertenmodus“ nicht mehr erforderlich ist, kann diese Option aktiviert werden. Es werden dann bei Personen, Booten, Gewässern und anderen Stellen immer die Kanu-EFB-Felder angezeigt.

• Login URL / Request URL
  Basis-Angaben zum Zielsystem, auf das die Daten übertragen werden sollen.
  Beim Schulungssystem gilt: Aus Datenschutzgründen niemals die echten Daten der Vereinsmitglieder hochladen!
  
  
  • Produktivsystem
    • Login URL = https://efb.kanu-efb.de/services/login
    • Request URL = https://efb.kanu-efb.de/services/
      
      
  • Schulungssystem
    • Login URL = https://schulung.kanu-efb.de/services/login
    • Request URL = https://schulung.kanu-efb.de/services/
      

• Fahrtenbuch immer komplett übertragen (statt nur neue und geänderte Fahrten) (ab V2.3.2)
  Ist die Funktion aktiviert, wird das aktuelle Fahrtenbuch bei der Synchronisation in das EFB übertragen.
  Dies ist dann hilfreich, wenn man z.B. bestehende Zielinformationen, Bootsnamen oder ähnliches geändert hat, und nun auch „alte“ Fahrten im EFB aktualisiert werden sollen.
  
  Dabei sollte man berücksichtigen, dass dadurch zwischenzeitlich erfolgte manuelle Änderungen an den „alten“ Fahrten im EFB durch die Mitglieder überschrieben werden.

• Nur Fahrten mit Beginndatum >= 01.01.2022 (ab V2.3.2)
  Diese Option kann nützlich sein, um bei der Einführung der EFB-Übertragung zu helfen.
  
  EFA macht es bei der Anlage von Fahrtenbüchern sehr einfach, diese vom 01.01.-31.12. eines Jahres laufen zu lassen. Eine Kanu-Paddelsaison geht aber vom 01.10.-30.09. des Folgejahres.
  
  Möchte man nun die EFB-Übertragung im Verein einführen, würden so erstmal nur die Fahrten vom 01.01. des aktuellen Jahres übertragen. Möchte man zusätzlich auch noch die Fahrten 01.10.-31.12. des Vorjahres rückwirkend mit übernehmen in das EFB, dann ist das Vorgehen wie folgt:
  Hier als Beginndatum den 01.10. des Vorjahres eintragen. Das Fahrtenbuch des vergangenen Jahres öffnen, einmalig eine Kanu-EFB-Synchronisation durchführen, und dann wieder das aktuelle Fahrtenbuch öffnen.

• XML-Antworten des Schulungssystems…bereinigen (ab V2.3.3)
  Wenn die Synchronisation mit dem Schulungssystem fehlschlägt, dann kann diese Funktion aktiviert werden, ob sie das Problem behebt. Manchmal ist im Schulungssystem des EFB der Debugmodus eingeschaltet, und dann liefert die Schnittstelle unerwartete zusätzliche Daten. Diese Funktion schneidet diese Daten weg.

• Fahrtbeschreibung für EFB um Fahrtart erweitern (ab V2.4.1)
  Bei der Erfassung einer Fahrt kann man in EFA die Fahrtart auswählen. Ist diese Funktion aktiv, so wird bei der Synchronisation die Fahrtart als Präfix für das Beschreibungsfeld verwendet (für alle Fahrtarten außer „normale Fahrt“).
  Dies ist nützlich für DKV-Gemeinschaftsfahrten. Damit diese im EFB als solche gewertet werden, müssen die übertragenen Fahrten nachträglich einer DKV-Gemeinschaftsfahrt (als EFB-Element) zugeordnet werden. Das ist schwierig, wenn man in den Fahrten die DKV-Gemeinschaftsfahrt nicht als solches erkennen kann.
  Durch das Aktivieren dieser Funktion kann der Kanut solche Gemeinschaftsfahrten in seiner Fahrtliste einfach anhand der Fahrt-Beschreibung erkennen.

• Fahrten mit unbekannten Booten übertragen (ab V2.3.3)
  Bisweilen machen Vereinsmitglieder mit Booten, die nicht in efa aufgeführt sind. Das sind z.B. zu Hause gelagerte Privatboote, oder geliehende Boote (etwa im Urlaub). Solche Fahrten sind für EFA Fahrten mit Booten unbekannten Typs, und würden deshalb nicht übertragen.
  Möchte man diese Fahrten trotzdem für das Mitglied übertragen, ohne Fremdboote in die EFA-Bootsliste aufzunehmen, dann ist diese Funktion zu aktivieren.

• Fahrten mit den folgenden Bootstypen übertragen
  Wenn man z.B. die Nutzung des Vereinsanhängers in EFA wie eine Bootsfahrt dokumentieren lässt, sollen diese „Fahrten“ des Vereinsanhängers nicht in das EFB übertragen werden. Dazu kann diese Funktion genutzt werden, um anhand des Bootstyps die Übertragung von Fahrten zu steuern.
  Hinweis: bei EFA-Version 2.3.2 und früher wurde diese Option nicht gespeichert.

• Benutzername (Kanu-EFB)
  Benutzername des EFB-Verantwortlichen, mit dessen Konto die Fahrten aus dem EFB übertragen werden. Der Benutzername darf auch Leerzeichen und Sonderzeichen beinhalten (außer den Zeichen &, < und >)

• Paßwort (Kanu-EFB)
  Passwort des EFB-Verantwortlichen. Das Passwort wird in EFA verschlüsselt gespeichert.

Damit für eine Person die Fahrten in das Kanu-EFB übertragen werden, muss bei der Person die Kanu-eFB-ID eingetragen sein. Es wird bei der Synchronisation ausschließlich der in dieses Feld eingetragene Wert benutzt. Die Erfassung eines Geburtstags oder korrekten Namens in efa selbst ist nicht erforderlich.

• Kanu-eFB-Id
  Tragen Sie hier entweder die numerische Kanu-eFB-ID ein, oder alternativ den Benutzernamen der Person im EFB.
  
  Der Benutzername im EFB darf Leerzeichen, Sonderzeichen usw. enthalten, bis auf die Zeichen & < und >.
  
  Dass hier auch der EFB-Benutzername der Person eingegeben werden kann, ist seit 03/2024 im Kanu-EFB umgesetzt. D.h. es ist unerheblich, welche EFA-Version für die Synchronisation eingesetzt wird.

Im Kanu-EFB gibt es lediglich Felder für Start und Ziel einer Strecke.

Fährt man aber Strecken, die einen Rundkurs darstellen, ist Start und Ziel jeweils identisch.
Dies kann insbesondere dann vorkommen, wenn man ausgehend vom Vereinshaus lospaddelt und dort auch wieder direkt ankommt (Paddeln vor Ort).

Dies ist bei der Übertragung in das Kanu-EFB unschön, da EFA hier tatsächlich Start und Ziel überträgt. Das passiert bei einer klassischen Pflege der Ziele:

Stattdessen sollte man bei Rundfahrten im Feld Start den Namen des Ziels wiederholen.
Dann wird die Darstellung in EFA besser.

Hinweis: Wenn man die Zielinformationen überarbeitet, dann werden diese ausschließlich für neue oder geänderte Fahrten gesetzt.
Wenn man möchte, dass die Zielinformationen auch für bereits übertragene Fahrten übernommen werden, gibt es einen Trick:

• Ziele verändern
• Aufruf Konfiguration → Synchronisation → Kanu-eFB
• Expertenmodus aktivieren
• „Fahrtenbuch immer komplett übertragen“ aktivieren
• Konfiguration speichern
• Manuell im Administrations-Modus die EFB-Synchronisation starten
• Danach die Konfiguration wieder zurückstellen, damit nur noch neue Fahrten übertragen werden.

• EFA Version 2.3.2 Fehler
  Die Konfiguration der Bootstypen, die für eine Synchronisation EFA –> EFB erfolgen soll, ist bis inkl. EFA Version 2.3.x ohne Wirkung. Es werden immer alle Bootstypen synchronisiert.
  
  Siehe Bekannte Fehler in der EFA-->EFB Synchronisation

• EFA Version 2.3.3
  
  • Es werden die konfigurierten Bootstypen für die Synchronisation gespeichert.
    Somit können auch Fahrten von Nicht-Standard-Bootstypen in das EFB übertragen werden.
    
    
  • Konfigurierbar: auch Fahrten mit unbekannten Booten synchronisieren (Standard: deaktiviert)
    Normalerweise werden nur Fahrten in das EFB übertragen, die mit Booten aus der EFA-Bootsliste ausgeführt wurden. Das passt aber nicht gut, wenn Mitglieder mit privaten oder Leihbooten Fahrten durchführen und diese auch übertragen haben wollen.
    Daher lässt es sich jetzt einstellen, dass auch Fahrten mit Booten außerhalb der EFA-Bootsliste in das EFB übertragen werden.
    
    
  • Konfigurierbar: Fahrtenbuch immer komplett übertragen (Standard: deaktiviert)
    In EFA Version 2.3.2 und früher wurde bei einer Synchronisation stets alle Fahrten in das EFB übertragen, wo eine Person eine EFB-Konto-ID eingetragen hat.
    In Version 2.3.3 und höher werden nur noch neue und geänderte Fahrten übertragen. Dadurch wird die Synchronisation schneller. Um bei Bedarf nochmal eine vollständige Synchronisation durchzuführen, kann das im Bereich Konfiguration → Synchronisation entsprechend eingestellt werden.

• EFA Version 2.4.1
  
  • Neue Option „Kanu-EFB-Felder in efa immer anzeigen“
  • Neue Option „Fahrtbeschreibung für EFB um Fahrtart erweitern“

Es werden Personendaten sowohl im EFA wie auch im EFB geführt. Es wäre also naheliegend, dass aus dem EFA heraus neue Personen auch im EFB angelegt werden, mit den in EFA enthaltenen Daten.

Im EFA ist diese Funktion nicht mehr vorhanden. Personendaten werden also nicht vom EFA an das EFB übertragen, auch wenn das EFA-Synchronisationsprotokoll was anderes sagt.

Warum wurde diese Funktion herausgenommen?
Hierfür kann man mehrere Gründe herleiten:

• Datenschutz/DSGVO. Für stille Accounts muss das Mitglied nach wie vor den Datenschutzbestimmungen zugestimmt haben. Das ist bei einer automatischen Anlage stiller Accounts durch EFA nicht gewährleistet.

• Ärgernis Stiller Accounts:
  Wenn das EFA so konfiguriert ist, dass Mitglieder selbst neue Personen anlegen können, dann würde für diese Personen bei der Synchronisation automatisch ein stiller Account angelegt. Wenn diese Person aber schon einen EFB-Account hat, dann hat man als EFB-Verantwortlicher später mit doppelten Namen in der EFB-Mitgliederliste zu kämpfen: den echten Account und den ehemaligen stillen Account.
  
  Von daher ist es vermutlich einfacher, wenn EFA die Fahrten solcher Mitglieder erst dann synchronisiert, wenn durch eine bewusste Angabe der EFB-ID im Personendatensatz eine willentliche Zuordnung zu einem EFB-Account erfolgt ist.

Es findet keine Synchronisation der Boote von EFA–>EFB statt. Zwar versucht EFA in den Versionen bis 2.3.x, eine solche Bootsliste zu erstellen und zu senden, aber das EFB ignoriert diese Daten und überträgt keine Boote in das EFB.

Stattdessen wird bei der Synchronisation der Fahrten nur der Bootsname übermittelt und im EFB eingetragen.

Muss man nun als EFB-Verantwortlicher eine Bootsliste im EFB führen?

• Nein.

Nutzt EFA eine im EFB hinterlegte Bootsliste?

• Nein.