Installation von EFA - Umstieg von Version 1.x auf 2.x

Dieses Dokument beschreibt den Umstieg von efa 1.x auf efa 2.x.

„Version 1.x“ bezieht sich auch alle efa1-Versionen bis einschließlich Version 1.8.3, sowie auf die ersten efa2-Vorab-Versionen mit der internen Versionsnummer 1.9.0.

„Version 2.x“ bezieht sich auf die efa2-Vorab-Version efa2_beta (interne Versionsnummer 1.9.9) sowie die Version 2.0 und alle Folgeversionen 2.x.

Um die von Dir verwendete efa-Version in Erfahrung zu bringen, klicke bitte in efa auf das efa-Logo oder wähle aus dem Menü Hilfe die Option Info.

Falls Du bereits eine frühere Version von efa (Version 1.x) verwendest, installiere (bzw. entpacke) diese Version in ein separates Verzeichnis und folge den Anweisungen im Abschnitt Umstieg von efa Version 1.x auf Version 2.x.

Falls dies ein Update auf eine Version 2.x von efa ist, installiere (bzw. entpacke) diese Version bitte in dasselbe Verzeichnis der Installation, die Du aktualisieren möchtest. Achtung: Dies gilt nur, wenn die zuvor verwendete Version von efa eine Version 2.x ist (interne Versionsnummern 1.9.9, 2.0 oder neuer)!

efa Version 2.x kann nur Daten aus den 1.x-Versionen 1.8.3 sowie 1.9.0 importieren. Falls Du eine ältere Version als 1.8.3 benutzt, so aktualisiere diese zuerst auf Version 1.8.3.

Folgende Schritte sollten in Version 1.x vor dem Datenimport in die neue Version durchgeführt werden:

1. Alle Daten der Version 1.x in efa 1.8.3 (oder 1.9.0) öffnen
   Damit alle Daten, auch alte Fahrtenbücher, Mitgliederlisten usw., in das Format der Version 1.8.3 (oder 1.9.0) konvertiert werden, müssen sie zumindest einmal von efa angefaßt werden. Um dies zu bewerkstelligen, erstelle in efa 1.x eine Statistik mit der Option fahrtenbuchübergreifend ohne Einschränkung auf einen bestimmten Zeitraum.
2. Installationsverzeichnis von efa 1.x dokumentieren
   Bitte notiere das Installationsverzeichnis Deiner efa 1.x Installation. Diese Information wird beim Datenimport in die Version 2.x abgefragt.
3. Bereinigung und Dokumentieren aller Fahrtenbücher, Mitgliederlisten usw.
   Für den Import in die Version 2.0 ist es wichtig, daß die Daten in efa 1.x fehlerfrei sind. Bitte öffne alle Fahrtenbücher, eins nach dem anderen, und prüfe, ob alle Fahrtenbücher sowie ihre Boots-, Mitglieder-und Ziellisten vollständig sind. Du findest diese Informationen unter Administration - Fahrtenbuch - Einstellungen zum Fahrtenbuch, bzw. in der Bootshaus-Version im Admin-Modus - Fahrtenbuch-Vollzugriff - Administration - Fahrtenbuch - Einstellungen zum Fahrtenbuch.
   Durch die Verknüpfung von Fahrtenbüchern über vorheriges Fahrtenbuch und nächstes Fahrtenbuch ergibt sich eine Kette von Fahrtenbüchern, z.B. 2009 ↔ 2010 ↔ 2011. Stelle sicher, daß diese Kette vollständig und korrekt ist, d.h. z.B. wenn das Fahrtenbuch 2010 als vorheriges Fahrtenbuch auf 2009 verweist, dann muß auch das Fahrtenbuch 2009 als nächstes Fahrtenbuch auf 2010 verweisen usw.
   Falls Du Test-Fahrtenbücher oder unvollständige Fahrtenbücher hast, die nicht importiert werden sollen, so notiere deren Namen separat.
   Bitte notiere für alle Fahrtenbücher:
   • Name und Speicherort des Fahrtenbuchs
   • Name und Speicherort der Mitglieder-, Boots-, und Zielliste
   • Verknüpfung zur vorherigen und folgenden Fahrtenbuchdatei
4. Synonyme in efa 1.x korrigieren oder erstellen
   Damit Daten beim Import in efa 2.x korrekt importiert werden, überprüfe bitte insbesondere im Fall von Kombibooten und Personen, deren Namen sich geändert haben, ob diese in efa 1.x mit entsprechenden Synonymen erfaßt sind. In efa 1.x sind zwei Boote, Personen oder Ziele gleich, wenn ihre Namen (bzw. Vor- und Nachnamen, und im Falle von Booten und Personen Vereinsnamen) gleich sind, oder für die unterschiedlichen Namen ein gemeinsames Synonym existiert.
   Damit efa 1.x und 2.x erkennen, daß es sich beispielsweise bei den Booten Kombiboot - Skull und Kombiboot - Riemen um dasselbe Boot handelt, sollte in der Synonymliste für Boote ein Eintrag mit Hauptnamen Kombiboot und Synonymen Kombiboot - Skull und Kombiboot - Riemen existieren.
   Falls sich der Name von Manuela Musterfrau in Manuela Mustermann geändert hat und beide Namen in den Mitgliederlisten vorkommen (z.B. ersterer in der 2010er und letzterer in der 2011er Mitgliederliste), muß in der Synonymliste für Mitglieder ein Eintrag mit Hauptnamen Manuela Mustermann und Synonym Manuela Musterfrau existieren. Nur so wird Manuela als eine Person (und nicht als zwei unterschiedliche Personen) importiert.
5. Zeitraum eines Fahrtenbuchs
   In efa 1.x passiert es manchmal, daß eine Fahrt mit einem falschen Datum erfaßt wird, etwa 12.3.2021 anstatt 12.3.2011. Solche Einträge sollten unbedingt vor dem Import korrigiert werden. Am einfachsten findest Du diese fehlerhaften Einträge, indem Du für das Fahrtenbuch ohne die Option fahrtenbuchübergreifend eine Statistik erstellst (ohne Einschränkung auf einen Zeitraum) und bei der Auswertung darauf achtest, in welchem Zeitraum efa Fahrten gefunden hat.
6. efa im Boothaus
   Falls Du efa im Bootshaus eingesetzt hast, beende vor dem Import alle noch offnen Fahrten.
7. Erstellen von Statistiken
   Um später zu Überprüfen, ob die Daten vollständig und korrekt in efa 2.x importiert worden, solltest Du jetzt in efa 1.x Statistiken erstellen, und diese dann nach dem Import mit entsprechenden Statistiken in efa 2.x vergleichen.
8. Datensicherung
   efa 2.x verändert oder löscht keine Daten der Version 1.x. Da aber Fehler und Fehlbedienungen nie ganz auszuschließen sind, solltest Du jetzt eine Sicherung aller Deiner Daten aus efa 1.x erstellen, und diese auf einem separaten Datenträger (z.B. USB-Stick) abspeichern.
   Wenn Du alle Daten im daten-Verzeichnis gespeichert hast (siehe oben), genügt es, dieses Verzeichnis zu sichern.

Installiere oder entpacke efa 2.x in ein neues, leeres Verzeichnis, wie im Abschnitt Installation dieser Version (Version 2.x) beschrieben.

Wenn in efa 1.x eigene Bezeichnungen für Fahrtarten oder Bootstypen definiert wurden, dann müssen diese Bezeichnungen vor dem Import in efa 2.x eingetragen werden. Bitte gehe in diesem Fall in die efa-Konfiguration, aktiviere den Expertenmodus, und füge in den entsprechenden Rubriken unter Bezeichnungen die von Dir definierten Bezeichnungen durch Klicken auf das Plus-Symbol hinzu. Als Name der Bezeichnung (erscheint in rot auf der linken Seite) muß exakt derselbe Name (in identischer Schreibweise) wie in efa 1.x verwendet werden.

Nach der Installation, starte efa 2.x bitte wie in Abschnitt Starten und Einrichten von efa beschrieben und erstelle ein neues Projekt. Unmittelbar nach dem Erstellen des Projekts erscheint eine Frage, ob Du Daten aus Version 1.x importieren möchtest. Wähle diese Option aus. Hinweis: Dies ist die einzige Möglichkeit, Daten von Version 1.x in die Version 2.x zu importieren. Ein Import zu einem späteren Zeitpunkt ist nicht möglich!

Achtung beim Import von efa1-Daten aus mehreren Bootshäusern oder separaten efa1-Installationen: efa2 erstellt beim Import für jeden Datensatz (Person, Boot, usw.) eine weltweit eindeutige ID. Damit später efa2-Daten zwischen verschiedenen efa2-Installationen (etwa in mehreren Bootshäusern) ausgetauscht werden können, müssen die Daten in einem Schritt in ein einziges Projekt importiert werden. Es müssen also zunächst sämtliche efa1-Daten aus allen efa1-Installationen zusammengeführt werden. Ferner müssen die Mitglieder-, Boots-, und Ziellisten zwischen efa1-Fahrtenbüchern desselben Jahres identisch sein, d.h. alle Mitglieder, Boote und Ziele müssen in allen 2011er Fahrtenbüchern (aller Bootshäuser oder efa1-Installationen) identisch sein, ebenso alle Boote, Ziele usw. Anderenfalls kann es beim Import nach efa2 zu Fehlermeldungen kommen. Anschließend müssen alle efa1-Daten in einem Rutsch in ein einziges efa2-Projekt importiert werden. Dieses efa2-Projekt kann dann in verschiedenen efa2-Installationen (z.B. in mehreren Bootshäusern) verwendet werden.

Im ersten Dialog des Datenimports, wähle den Ort Deiner efa 1.x-Installation aus, den Du zuvor notiert hast.

efa durchsucht die ausgewählte efa 1.x-Installation nach Daten und bietet Dir eine Auswahl an zu importierenden Daten. Selektiere hier alle Daten, die Du importieren möchtest (normalerweise alle), und vergib für die Fahrtenbücher einen Namen sowie einen Zeitraum. Achtung: In efa2 können Fahrtenbücher nur Fahrten aus dem konfiguierten Zeitraum aufnehmen. Alle Fahrten, die importiert werden sollen, müssen in dem hier angegebenen Zeitraum liegen (siehe Schritt Vorbereitungen).

Beim Import wird eine Logdatei erstellt, in der Warnungen und Fehler verzeichnet werden. Falls viele Fehler auftreten, lösche das Projekt wieder, versuche diese in efa 1.x zu korrigieren, und importiere die Daten erneut. Falls einige wenige Fehler auftreten, können diese auch direkt in efa 2.x manuell korrigiert werden. Hilfe bei Fragen und Problemen erhälst Du im Support-Forum.

Nach erfolgtem Import, prüfe die Daten gründlich (z.B. durch das Vergleichen von Statistiken mit denen aus Version 1.x), und beginne den Produktiveinsatz von efa 2.x erst, wenn Du sicher bist, daß alle Daten korrekt importiert wurden und efa 2.x ordnungsgemäß damit arbeitet.

• nicht importiert werden:
  • Konfiguration, Administratoren, Bezeichnungen
  • Nachrichten und Logdateien
  • Statistikeinstellungen
• nicht korrekt importiert werden:
  • Bootsstatus für Boote auf Fahrt (daher Fahrten vorher beenden!)
  • Gewässer für Mehrtagesfahrten (gehen verloren)
• Daten sollten gründlich geprüft werden insbesondere bei Verwendung von:
  • Synonymen
  • Kombibooten
• Häufige Ursache von Versionskonflikten beim Import sind mehrere Fahrtenbücher mit demselben Datum als Gültigkeitsbeginn