efa DokuWiki

Vor der elektronischen Fahrterfassung hatte jedes Mitglied für jedes Bootshaus im Verein ein eigenes Fahrtenbuch, worin er die Fahrten am jeweiligen Standort dokumentiert hat.

Efa unterstützt mehrere Bootshäuser in einem Projekt. Dabei wird sich an das bekannte Verfahren von den separaten Papierfahrtenbüchern je Standort angelehnt.

D.h. es gibt in einem efa-Projekt mehrere Bootshäuser mit einem eigenständigen efa-PC, die aber auf gemeinsamen Stammdaten (Personen, Boote, …) aufsetzen. Jeder Standort sollte allerdings ein eigenständiges Fahrtenbuch einsetzen.

Die Szenarien für den Einsatz von mehreren Bootshäusern ist abhängig davon, wie die Bootshäuser miteinander kommunizieren können.

Grundlage für diese Dokumentation ist der Eintrag im Support-Forum/FAQ zum Einsatz von efa in mehreren Bootshäusern. Neuerungen in efa 2.4.1 ab Beta#11 sind entsprechend hervorgehoben und beziehen sich auf die Szenarien beim Einsatz von efaRemote und efaCloud.

Wenn efa in mehreren Bootshäusern betrieben werden soll, müssen einige Dinge beachtet werden:

• Damit eine gemeinsame Auswertung der Daten aus beiden Bootshäusern möglich ist, müssen beide Bootshäuser dasselbe Projekt verwenden.
• Pro Bootshaus sollte ein unabhängiges Fahrtenbuch (innerhalb desselben Projekts) verwendet werden.

Mit der Einführung von efaCloud gibt es inzwischen drei verschiedene Infrastruktur-Szenarien, die im Zusammenspiel mehrerer Bootshäuser in efa zu berücksichtigen sind.

• Offline
  Die Bootshäuser haben keine Verbindung untereinander. Die Stammdaten für Personen, Boote etc. müssen manuell zwischen den Bootshäusern synchronisiert werden.
  Dieses Szenario setzt zwingend den Einsatz eines separaten Fahrtenbuchs je Bootshaus voraus.

• efaCloud
  Bei efaOnline hat jedes Bootshaus eine asynchrone Datenverbindung zur efaCloud. Dadurch werden temporäre Ausfälle der Verbindung über Internet gut verkraftet: efa versucht im efaCloud Modus regelmäßig, die lokalen Datenbestände mit den Cloud-Daten abzugleichen, und arbeitet ansonsten mit den lokal gespeicherten Daten weiter.
  
  Wegen dieser Asynchronität der einzelnen Clients ist es bei efaCloud zwingend erforderlich, dass jedes Bootshaus ein eigenes Fahrtenbuch einsetzt. Würde ein gemeinsames Fahrtenbuch eingesetzt, würden die Fahrtnummern im gemeinsamen Fahrtenbuch bei einem Internet-Ausfall zwangsläufig zeitweise doppelt vergeben werden.
  Zudem würde in efaBootshaus bei den „Booten auf Fahrt“ jeweils alle Fahrten aller Bootshäuser angezeigt werden. Werden Fahrten aus einem anderen Standort verändert, kann es zu Schwierigkeiten und Datenverlusten kommen.
  
  Neben efa selbst muss in diesem Szenario auch die Konfiguration von efaCloud berücksichtigt werden.

• efaRemote
  Bei efaRemote gibt es eine direkte, synchrone online-Datenverbindung zwischen den Bootshäusern. Die Fahrten aus dem dezentralen Standort werden direkt in die Datenbank des Hauptstandorts übertragen.
  Nachteil: Sobald die Online-Verbindung nicht mehr verfügbar ist, ist an dem dezentralen Standort keine Fahrtenerfassung mehr möglich.
  
  Dafür ist es durch die synchrone online-Datenverbindung bei efaRemote grundsätzlich möglich, auf separate Fahrtenbücher je Bootshaus zu verzichten. Damit handelt man sich aber auch potentielle Probleme im Handling ein: z.B. wird die Geschwindigkeit bei großen Fahrtenbüchern in Verbindung von efaRemote in Mitleidenschaft gezogen, und das Handling am dezentralen Standort wird zäh.
  Es ist daher empfehlenswert, auch bei efaRemote ein separates Fahrtenbuch je Bootshaus/Standort zu verwenden.

Folgende Schritte sind zum Einrichten von efa in mehreren Bootshäusern erforderlich:

• Erstelle ein neues Projekt in einem der Bootshäuser (oder zu Hause).

• Lege in den Projekteinstellungen (Admin-Modus - Projekte - Einstellungen) unter Bootshaus für jedes Bootshaus einen entsprechenden Eintrag an.
  
  Trage in das Feld Standardcomputer für dieses Bootshaus für jedes Bootshaus den Namen des Bootshaus-Computers (hostname) ein, der für dieses Bootshaus zuständig ist. Durch Klick auf die Schaltfläche Diesen Computer auswählen trägt efa den Namen des aktuellen Computers selbst ein.
  
  Die Computernamen (host names) der verschiedenen Bootshaus-Computer müssen unterschiedlich sein. Ist das nicht der Fall, muss bei einem der Bootshaus-Computer der Computername (hostname) manuell im Betriebssystem geändert werden (dies gilt auch für efaLive).
  Wenn efa im Bootshaus-Modus läuft, erkennt efa anhand des Computer-Namens und den Projekteinstellungen, für welches Bootshaus der jeweilige Computer verantwortlich ist.

• Für alle Boote, die nur in einem der Bootshäuser angezeigt werden sollen, wähle im Admin-Modus unter Bootsstatus das entsprechende Bootshaus aus.

• Für alle Ziele, die nur in einem der Bootshäuser angezeigt werden sollen, wähle im Admin-Modus unter Ziele / Strecken das entsprechende Bootshaus aus. Auf diese Weise können auch gleichnamige Ziele für verschiedene Bootshäuser mit unterschiedlichen Daten (z.B. unterschiedlichen Entfernungen) hinterlegt werden.
  
  Hinweis: Im Admin-Modus werden immer alle Boote und alle Ziele angezeigt. Für Ziele wird hinter dem Zielnamen im Admin-Modus der Name des entsprechenden Bootshauses eingeblendet.

• Falls noch nicht geschehen, lege für jedes Bootshaus ein separates Fahrtenbuch an. Die Zeiträume der Fahrtenbücher aller Bootshäuser sollten in der Regel identisch sein (müssen es aber nicht). Für die Bootshäuser A und B könnten z.B. zwei Fahrtenbücher 2012_A und 2012_B, jeweils mit Zeitraum 1.1.2012 bis 31.12.2012, angelegt werden.

• Nachdem das Projekt erstellt, alle Bootshäuser konfiguriert, Daten vollständig erfaßt, Boote und Ziele den Bootshäusern zugeordnet und Fahrtenbücher erstellt worden sind, erzeuge eine Sicherung des Projekts und kopiere diese auf alle Bootshaus-Computer.
  
  Am einfachsten kann hierzu ein vollständiges Backup erstellt werden (Admin-Modus - Backups - Backup erstellen). Dieses wird dann (z.B. mit Hilfe eines USB-Sticks) auf alle anderen Bootshäuser kopiert.
  Um das Backup auf einem anderen Bootshaus-Computer einzuspielen, erstelle dort zunächst ein gleichnamiges (leeres) Projekt (für das Projekt müssen keine Daten erfaßt werden), und spiele dann das Backup über Admin-Modus - Backups - Backup einspielen ein (dabei werden etwaige Daten des (leeren) Projekts überschrieben).

• Öffne in jedem der Bootshäuser dieses (selbe) Projekt

• Lade für jedes Bootshaus das jeweilige (unterschiedliche) Fahrtenbuch.
  Efa kann nicht eigenständig entscheiden, welches Fahrtenbuch für welches Bootshaus das richtige ist. Die Auswahl des richtigen Fahrtenbuchs für das Bootshaus muss manuell durch den Admin erfolgen.

Zur Zeit unterstützt efa2 für den Offline-Modus noch keine Synchronisation der Daten zwischen den Bootshäusern. Daher sind ein paar Dinge bei der weiteren Administration der Daten zu beachten:

• Abgesehen von Fahrtenbucheinträgen, Bootsschäden, Bootsreservierungen, und Nachrichten sollten sämtliche Daten nur in einem der Bootshäuser administriert und mittels Backups auf die anderen Bootshäuser übertragen werden.
  
  Dies gilt insbesondere für Boote, Personen, Ziele und Gewässer.
  Da efa beim Anlegen von Datensätzen eine (weltweit) eindeutige ID vergibt, würde eine neu angelegte Person Max Mustermann zwei unterschiedliche IDs erhalten, wenn sie in zwei Bootshäusern unabhängig voneinander angelegt würde. Damit würde es sich aus Sicht von efa um zwei unterschiedliche Personen handeln.
  
  Es ist also ratsam, Personen, Boote, Ziele, Gewässer und andere Stammdaten immer nur in einem der Bootshäuser (Master-Bootshaus) neu zu erfassen.

• Um neu erfaßte Daten vom Master-Bootshaus in die übrigen Bootshäuser zu übertragen, erstelle auf dem Master-Bootshaus ein Backup.
  
  Beim Einspielen dieses Backups auf den anderen Bootshäusern, wähle die Backup-Datei aus und entferne die Selektion für folgende Objekte, bevor du das Backup einspielst:
  • Bootsreservierungen
  • Bootsschäden
  • Bootsstatus
  • alle Fahrtenbücher
  • Fahrtgruppen
  • Konfiguration (falls Konfiguration nicht abgeglichen werden soll)
  • Nachrichten
  • Projekt <projektname>
• Anschließend klicke Ausgewählte Objekte wiederherstellen, um die selektierten Objekte (alle außer den oben aufgezählten) aus dem Master-Bootshaus in dieses Bootshaus zu übernehmen.

• Um zu Auswertungszwecken die Fahrten zwischen den Bootshäusern abzugleichen (oder auf einen Computer zu Hause zu übertragen), erstelle in allen Bootshäusern ein Backup.
  
  Beim Einspielen des Backups auf dem Ziel-Computer, wähle nur das (oder die) Fahrtenbücher des jeweiligen Quell-Bootshauses aus.
  
  Wenn zum Beispiel Fahrtenbücher von Bootshaus B zu Auswertungszwecken nach Bootshaus A transferiert werden sollen, erstelle in Bootshaus B ein Backup, und spiele aus diesem Backup in Bootshaus A nur die Fahrtenbücher von Bootshaus B ein.

Der efaCloud Betrieb ist gegenüber einem lokalen Betrieb von efa komplexer, weil die zentrale efaCloud-Instanz dabei unterstützt werden muss, die Daten korrekt zwischen den einzelnen Stationen zu verteilen.

Damit

• efaCloud unterstützt maximal 4 Bootshäuser.

• efaCloud-Nutzer
  Jede efa-Instanz muss einen eigenen efaCloud Nutzer haben. Dies ist erforderlich, damit
  • im zentralen efaCloud nachvollziehbar ist, über welche Station welche Änderung veranlasst wurde
  • der Referenz-Client definiert werden kann, der die Projekt- und Konfigurationsdaten als Master vorhält.
    Dieser Master wird in efaCloud unter efaCloud einstellen –> Parameter ändern über efa ReferenzClient festgelegt. Es handelt sich dabei um eine efaCloud-UserID.
    

• Projektdaten
  Hierbei handelt es sich um die grundlegenden Projektdaten wie Fahrtenbuch-Namen, aber auch Bootstypen, Fahrtarten und andere Bezeichner, die man in efa unter Konfiguration –> Bezeichnungen im Expertenmodus findet.
  Diese Projektdaten werden seit efaCloud Version 2.3.2_01 auch zwischen den einzelnen efa-Stationen verteilt. Dabei übernimmt eine Station den Master, alle anderen Stationen erhalten die Konfigurationsdaten nach dem täglichen efa-Neustart.
  

• Stammdaten
  Das sind die im efa-Projekt gespeicherten Daten wie Personen, Boote, Gruppen usw.

• Fahrtenbuchdaten
  Die Jahres- und Bootshaus-spezifischen Daten zu den vorgenommenen Fahrten der Mitglieder.
  Fahrtenbücher müssen bei efaCloud einer festen Nomenklatur entsprechen:
  
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Folgende Schritte sind zum Einrichten von efa in mehreren Bootshäusern erforderlich:

• Der weitere Ablauf richtet sich darauf aus, dass es bereits ein an efaCloud angebundenes Projekt in efa gibt, das um ein weiteres Bootshaus erweitert werden soll.
  Erstelle dazu ggfs. ein neues Projekt, oder stelle ein bestehendes Projekt auf efaCloud um.
  Verwende dazu die efaCloud Dokumentation (Nutzerhandbuch)
  

• efaCloud Konfigurationsparameter ändern
  Im efaCloud-Server unter efaCloud einstellen –> Parameter ändern den efa ReferenzClient festlegen.
  
  Dieser Referenzclient ist der Master für die Konfigurations- und Projektdaten (siehe oben), und nur dort können dauerhaft Konfigurationsänderungen an Bezeichnern etc. vorgenommen werden (und dann automatisch mit dem nächsten efa-Neustart in allen anderen Stationen aktiv werden).
  
  Ebenso sollte im efaCloud-Server unter efaCloud einstellen –> Parameter ändern der korrekte Beginn des Fahrtenbuchjahrs festgelegt werden.

• Lege in den Projekteinstellungen (Admin-Modus - Projekte - Einstellungen) unter Bootshaus für jedes Bootshaus einen entsprechenden Eintrag an.
  
  Trage in das Feld Standardcomputer für dieses Bootshaus für jedes Bootshaus den Namen des Bootshaus-Computers (hostname) ein, der für dieses Bootshaus zuständig ist. Durch Klick auf die Schaltfläche Diesen Computer auswählen trägt efa den Namen des aktuellen Computers selbst ein.
  
  Die Computernamen (host names) der verschiedenen Bootshaus-Computer müssen unterschiedlich sein. Ist das nicht der Fall, muss bei einem der Bootshaus-Computer der Computername (hostname) manuell im Betriebssystem geändert werden (dies gilt auch für efaLive).
  Wenn efa im Bootshaus-Modus läuft, erkennt efa anhand des Computer-Namens und den Projekteinstellungen, für welches Bootshaus der jeweilige Computer verantwortlich ist.

• Für alle Boote, die nur in einem der Bootshäuser angezeigt werden sollen, wähle im Admin-Modus unter Bootsstatus das entsprechende Bootshaus aus.

• Für alle Ziele, die nur in einem der Bootshäuser angezeigt werden sollen, wähle im Admin-Modus unter Ziele / Strecken das entsprechende Bootshaus aus. Auf diese Weise können auch gleichnamige Ziele für verschiedene Bootshäuser mit unterschiedlichen Daten (z.B. unterschiedlichen Entfernungen) hinterlegt werden.
  
  Hinweis: Im Admin-Modus werden immer alle Boote und alle Ziele angezeigt. Für Ziele wird hinter dem Zielnamen im Admin-Modus der Name des entsprechenden Bootshauses eingeblendet.

• Falls noch nicht geschehen, lege für jedes Bootshaus ein separates Fahrtenbuch an. Die Zeiträume der Fahrtenbücher aller Bootshäuser sollten in der Regel identisch sein (müssen es aber nicht). Für die Bootshäuser A und B könnten z.B. zwei Fahrtenbücher 2012_A und 2012_B, jeweils mit Zeitraum 1.1.2012 bis 31.12.2012, angelegt werden.

• Nachdem das Projekt erstellt, alle Bootshäuser konfiguriert, Daten vollständig erfaßt, Boote und Ziele den Bootshäusern zugeordnet und Fahrtenbücher erstellt worden sind, erzeuge eine Sicherung des Projekts und kopiere diese auf alle Bootshaus-Computer.
  
  Am einfachsten kann hierzu ein vollständiges Backup erstellt werden (Admin-Modus - Backups - Backup erstellen). Dieses wird dann (z.B. mit Hilfe eines USB-Sticks) auf alle anderen Bootshäuser kopiert.
  Um das Backup auf einem anderen Bootshaus-Computer einzuspielen, erstelle dort zunächst ein gleichnamiges (leeres) Projekt (für das Projekt müssen keine Daten erfaßt werden), und spiele dann das Backup über Admin-Modus - Backups - Backup einspielen ein (dabei werden etwaige Daten des (leeren) Projekts überschrieben).

• Öffne in jedem der Bootshäuser dieses (selbe) Projekt

• Lade für jedes Bootshaus das jeweilige (unterschiedliche) Fahrtenbuch.
  Efa kann nicht eigenständig entscheiden, welches Fahrtenbuch für welches Bootshaus das richtige ist. Die Auswahl des richtigen Fahrtenbuchs für das Bootshaus muss manuell durch den Admin erfolgen.