efa kann Daten im CSV- oder XML-Format exportieren und importieren, beispielsweise um diese mit einer anderen Anwendung (zum Beispiel Mitgliederverwaltung) auszutauschen. Der Import und Export erfolgt im Admin-Modus unter den jeweiligen Menüpunkten für die verschiedenen Daten (Personen, Boote, usw.) durch Klick auf die Button Import bzw. Export neben der Liste aller Personen, Boote, usw. Falls der Export oder Import automatisiert werden soll, kann er auch über die efaCLI - Kommandoschnittstelle gestartet werden.

Beim Exportieren von Daten kann angegeben werden, ob alle Datensätze, nur selektierte Datensätze, oder alle derzeit angezeigten (gefilterten) Datensätze exportiert werden sollen. Für versionierte Daten erfolgt die Ausgabe zum angegebenen Gültigkeitszeitpunkt, d.h. es wird nur die zu diesem Zeitpunkt gültige Version exportiert. Der Export erfolgt wahlweise im XML- oder CSV-Format. Falls die Daten in ein Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. Excel) geladen werden sollen, sollte der Export im CSV-Format erfolgen.

Beim Importieren von Daten erwartet efa eine Datei in demselben Format wie vom Export erzeugt (wahlweise XML oder CSV). Um eine entsprechende Importdatei zu erstellen sollten zunächst testweise ein paar Datensätze exportiert werden, um dann anschließend eine dem Export ähnliche Importdatei nachzubauen. Diese kann dann in efa importiert werden.

efa identifiziert importierte Datensätze anhand von Schlüsselfeldern. Für Personen sind dies beispielsweise die Kombination aus Vorname, Nachname und Namenszusatz. Wenn nicht mindestens eines dieser Felder in den Importdaten vorhanden ist, liefert der Import einen Fehler.

Falls die Identifikation eines Datensatzes über ein anderes Schlüsselfeld erfolgen soll (z.B. eine Mitgliedsnummer, die sowohl in efa als auch in einer Mitgliedsverwaltung hinterlegt ist und zur eindeutigen Identifikation einer Person dient, selbst wenn sich deren Name ändert), kann dieses Schlüsselfeld in der Importdatei entsprechend markiert werden. Für CSV-Importdateien muß dazu in der ersten Zeile der Importdatei dem Feldnamen ein # vorangestellt und nachgestellt werden, also beispielsweise FirstName|LastName|Gender|Birthday|#MembershipNo#|StatusId. Für XML-Importdateien muß das Schlüsselfeld über ein Attribut key=„true“ kenntlichgemacht werden, z.B. <MembershipNo key=„true“>12345</MembershipNo>. Pro Datensatz ist nur ein einzelnes Schlüsselfeld möglich. Bei CSV-Dateien gilt dieses für alle zu importierenden Datensätze, wohingegen bei XML-Dateien (falls gewünscht) für jeden Datensatz ein separates Schlüsselfeld angegeben werden kann. Falls bei XML-Dateien ein Datensatz kein separat gekennzeichnetes Schlüsselfeld hat, wird das Schlüsselfeld des vorangegangenen Datensatzes verwendet. Es genügt damit also, für XML-Importe das gewünschte Schlüsselfeld beim ersten Datensatz zu kennzeichnen.

Der Import-Modus bestimmt, wie mit zu importierenden Datensätzen zu verfahren ist:

• Datensätze neu hinzufügen: Die Datensätze aus der Importdatei werden als neue Datensätze zu efa hinzugefügt. Existiert ein Datensatz bereits, wird dieser mit einer Fehlermeldung übersprungen.
• Vorhandene Datensätze aktualisieren: Für jeden Datensatz aus der Importdatei sucht efa zunächst die zum angegebenen Zeitpunkt gültige Version und aktualisiert diesen Datensatz anschließend. Falls es einen entsprechenden Datensatz nicht gibt, wird dieser mit einer Fehlermeldung übersprungen.
• Datensätze hinzufügen oder aktualisieren: Hierbei handelt es sich um eine Kombination der beiden vorangegangenen Optionen: Nicht existierende Datensätze werden neu hinzugefügt, vorhandene Datensätze werden aktualisiert.

Bei versionierten Daten bestimmt dieser Zeitpunkt die ausgewählte Version für existierende Datensätze, bzw. beim Erstellen von neuen Datensätzen oder neuen Versionen von existierenden Datensätzen den Gültigkeitsbeginn des neu erstellten Datensatzes / der neu erstellten Version.

Für versionierte Daten, falls der Modus Vorhandene Datensätze aktualisieren oder Datensätze hinzufügen oder aktualisieren ausgewählt ist, entscheidet diese Option, ob im Falle eines vorhandenen Datensatzes die zum gewählten Zeitpunkt gültige Version lediglich aktualisiert werden soll (anhand der Import-Daten), oder aber eine neue Version erstellt werden soll.

Für den Import von Fahrtenbüchern bestimmt diese Option, wie mit Einträgen zu verfahren ist, deren LfdNr. bereits existiert.